Noch schärfere Regelungen bei der Kassenführung

Bis Ende des Jahres muss alles safe sein

 

Ab dem 1. Januar 2020 werden die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung noch einmal verschärft. Für alle Unternehmen mit Bargeschäften, die keine offene Ladenkasse führen, besteht daher zum Jahreswechsel 2019/2020 Handlungsbedarf.

Sicherheitsmodul mit digitaler Schnittstelle wird Pflicht

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 zusätzlich durch eine technische, gesondert zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Betroffen sind alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen einschließlich der Waagen mit Registrierkassenfunktion. Taxameter und Wegstreckenzähler, Geld- und Warenspielgeräte, Fahrscheinautomaten, Waren- und Dienstleistungsautomaten sowie Geldautomaten sind von den Neuregelungen vorerst ausgenommen.

Abzusichern sind insbesondere alle Geschäftsvorfälle, die sich auf den Gewinn, das Anlage- und Umlaufvermögen oder das Eigen- und Fremdkapital auswirken. Dazu gehören neben den Eingangs- und Ausgangsumsätzen auch nachträgliche Stornierungen, Trinkgelder, die Ausgabe oder Einlösung von Gutscheinen, Privatentnahmen und -einlagen, Wechselgeldeinlagen, Lohnzahlungen aus der Kasse und der Geldtransit. Aber auch Trainingsbuchungen, Belegabbrüche, erstellte Angebote und nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle bzw. offene Bestellungen sind dauerhaft einzeln zu speichern.

Kassen müssen aufgerüstet werden

Neue Kassen werden künftig bereits werkseitig mit dem notwendigen Sicherheitsmodul ausgestattet sein. Derzeit eingesetzte Registrierkassen sind nach Einschätzung der Kassenhersteller größtenteils aufrüstbar. Unternehmer und Hersteller müssen daher gemeinsam organisieren, dass die Kassen bis zum Jahresende über das Sicherheitsmodul verfügen. Registrierkassen, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, dürfen noch bis Ende 2022 weitergenutzt werden. Voraussetzung ist, dass sie nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und eine Einzeldatenaufzeichnung ermöglichen. Für PC-Kassensysteme gilt die Übergangsregelung nicht.

Tipp

Falls eine Aufrüstung Ihrer Kasse nicht möglich ist, lassen Sie sich dies vom Hersteller schriftlich bestätigen und fügen Sie diese Bestätigung mit dem Kaufnachweis in die Verfahrensdokumentation Kasse ein.

Elektronische Registrierkassen sind anzumelden

Ab dem 1. Januar 2020 muss jedes neu angeschaffte, geleaste oder gemietete elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion innerhalb von einem Monat beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Zu melden sind die Steuernummer, die Zertifizierungs-ID und Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung und das Datum der Anschaffung bzw. der Leasing- oder Mietbeginn. Auch bei Außerbetriebnahme, Diebstahl oder Verlust der Kasse durch Brand oder Wasserschaden ist innerhalb der Monatsfrist eine Meldung erforderlich.

Hinweis

Auch alle derzeit im Unternehmen verwendeten und ab 1. Januar 2020 weitergenutzten elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen bis spätestens 31. Januar 2020 beim Finanzamt auf amtlichem Vordruck angemeldet werden.

(Stand: 02.10.2019)

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